Penulisan Korespondensi Bisnis

 

Dosen: Serepina Tiur Maida, S.Sos., M.Pd., M.I.Kom

Irfan Maulana Al Khairi (03202140131)
Ilmu Komunikasi R3
IBIK-57

 

Halo teman-teman semua pada tulisan kali ini saya mao membahas tentang Penulisan Korespondensi Bisnis, judul ini sudah dibahas oleh ibu Serepina dipertemuan Online mata kuliah Cyber PR. Dalam pertemuan kala itu beliau menyampaikan tentang bagaimana penulisan korespondensi bisnis, jenis jenis korespondensi bisnis dan masih banyak lainnya, untuk lebih jelasnya saya akan menjelaskan dibawah ini.

 

Penulisan Korespondensi Bisnis yang efektif adalah kunci untuk menjaga komunikasi yang profesional dan teratur antara perusahaan dan mitra bisnis.Penulisan Korespondensi Bisnis dibedakan menjadi 2 yaitu:
1. Permintaan langsung (direct request)
2. Permintaan tidak langsung (non direct request)

 

Permintaan langsung (direct request)

3 hal penting yang berhubungan dengan pesan langsung pada penulisan surat dan memo yaitu:
• penulisan ide utama/ pokok pikiran
• Keterangan
• penutup 

Bentuk-Bentuk Permintaan Langsung

1. Permintaan Untuk Pihak Internal, bentuk paling umum untuk pihak internal adalah memo.
Beberapa kelebihan memo:
• Memberikan suatu catatan permanen.
• Menghemat waktu dan petanyaan.
• Menunjukkan apa yang benar-benar diinginkan dan dilakukan.

2. Permintaan untuk pihak Eksternal, Merupakan permintaan (request) untuk informasi mengenai produk, produk baru, cara mendapatkan produk, dan lain-lain. Contoh-contoh surat permintaan untuk pihak eksternal:
• Pesanan (order)
• Klaim (aduan)
• Kredit
• Undangan

Permintaan tidak  langsung (non direct request)

Secara umum permintaan tidak langsung dibeda-bedakan menjadi:
1. Pesan Good will
2. Bad News (pesan buruk)
3. Pesan yang bersifat persuasif 

Pesan Good will

 

Good will itu harus mencerminkan perhatian, kejujuran, dan kebenaran.
Beberapa Good will yang sering dibuat perusahaan adalah:
• Ucapan selamat (Congratulation)
• Message of appreciation
• Condolencess
• Greetings 

Bad News (pesan buruk)

 

Untuk menyampaikan pesan yang negatif, yang tidak menyenangkan dengan baik, perlu memprioritaskan pada sisi manusianya dan sebisa mungkin tidak menyalahkan pihak lain. Selain itu kita juga harus memperkirakan apa reaksi audience setelah menerima pesan yang diterimanya.

Berikut ini tahapan dalam menyusun pesan negatif (Vick & Gilsdrof: 305) dibedakan menjadi lima yaitu:
1. Mulai dengan pesan yang sifatnya umum
2. Jelaskan masalah yang dihadapi
3. Nyatakan pesan negatifnya
4. Ambil tindakan yang diperlukan
5. Ditutup dengan pesan positif 

Pesan Persuasif

Persuasif adalah suatu usaha yang dengan sadar dilakukan manusia untuk memodifikasi atau untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku individu mauupun organisasi (Vik & Glisdrof: 344).
Pesan persuasif yaitu pesan yang dimaksudkan untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku individu maupun organisasi. 

 

Jenis-Jenis Pesan Persuasif
• Pesan persuasif untuk tindakan. beberapa pesan persuasif disusun untuk permohonan dana, kemurahan/ kebaikan hati, informasi atau kerja sama.
• Pesan persuasif untuk klaim dan penyesuaian. Tujuannya adalah untuk memuaskan harapan pihak konsumen dalam hal bertransaksi barang atau jasa. 

Referensi: Serepina Tiur Maida, Materi Pdf Penulisan Korespondensi Bisnis 2023